Tema 2: Excel

Conceptos Básicos de Excel

1) Excel: Es una aplicación del paquete de Microsoft Office que sirve para crear hojas de cálculo, que está divida en filas y columnas que almacena información (letras, fechas o números), que nos permite realizar cálculos matemáticos, operaciones contables, estadísticas y financieras, crear tablas o gráficos.

2) Las Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con números, se enumera desde 1 hasta 1.048.576.

3) Las Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con letras, por ejemplo A, B, C,…….AA, AB,……..IV. 

4) Celda: Es la intersección de una fila y una columna. Una celda contiene números o letras, formulas, funciones o imágenes

5) El Rango es un grupo de celdas. Selecionada

En el caso de la imagen anterior se secciono el rango C3:D6

Ven esos dos puntos eso indica que a la izquierda está la celda inicial (c3) y a la derecha la celda final (D6)

6) Dato: es la información que está en las celdas de la hoja de cálculo

7) Los Tipos de datos: Texto, números y formula

a) Texto: contiene cadenas de caracteres alfanuméricos conocidos también como etiquetas, pueden contener letras (A – Z), caracteres especiales y números siempre que no se vaya a realizar ningún tipo de cálculo. Por defecto, Excel alinea el texto al lado izquierdo de la celda.

Pueden tener como formato: texto o general.

b) Valores numéricos: es un tipo de dato que representa cantidades numéricas, es decir números (0 – 9) con signo positivo o negativo y pueden contener punto decimal. Las fechas también se consideran valores numéricos. En general Excel alinea los valores enteros hacia el lado derecho de la celda. Excel alinea los datos numéricos hacia la derecha de la celda.

Estos pueden tener como formato: número, moneda, contabilidad, fecha, hora, porcentaje, fracción, científica

c) Fórmulas: las fórmulas es un tipo de dato que contiene instrucciones que Excel utiliza para realizar cálculos. Se consideran como fórmulas aquellos valores utilizados para realizar algún tipo de cálculo.

Todas las fórmulas deben comenzar con el signo igual (=)

 

8) Operadores aritmético de Excel

En general, las fórmulas utilizan los siguientes operadores aritméticos:

( ) paréntesis

** exponentes

* multiplicación

/ división

+ suma

– resta

 

9) ¿Cómo dar formato de tipo de dato en Excel?

Seleccionar la celda o las celdas que se le quiera dar formato

Clic derecho / formato de celda

Seleccionar en la pestaña número, la categoría de formato que se quiera aplicar

10) ¿Cuál es la Diferencia entre Función y Fórmula Excel?

La principal diferencia entre función y fórmula Excel, es que una fórmula es una ecuación que el usuario escribe para obtener un resultado, mientras que una función es una fórmula predefinida para realizar operaciones más complejas.

Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones sobre los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas sirven para realizar operaciones matemáticas como suma y multiplicación, o realizar la comparación del contenido de una tabla.

Las fórmulas tienen un límite de caracteres, así por ejemplo no puedes utilizar una fórmula para sumar, por ejemplo 1000 celdas. Para ello necesitas usar función, cuyos argumentos son más sencillos de editar. Las fórmulas pueden contener funciones que faciliten la creación de una operación.

Una función es una fórmula predefinida. Las funciones son pequeñas macros prediseñadas para realizar cálculos utilizando valores específicos denominados argumentos que van entre paréntesis. Los argumentos se ejecutan de acuerdo a la estructura de la fórmula, siguiendo una secuencia específica. Las funciones que no tienen argumentos necesitan acompañarse de paréntesis vacíos.

Se pueden crear funciones definidas por el usuario utilizando el editor VBA de Excel. Esto requiere conocimiento de programación y un poco de documentación para no olvidar las macros creadas.

Estructura de una función

=NombreDeLaFunción(celdaInicial : CeldaFinal)

Dentro del paréntesis se encuentra los argumentos los cuales son las celdas que se van a seleccionar para realizar la operación

:  es el separador de lista, a la izquierda esta la celda inicial y a la derecha la celda final sleccionada para la operación a realizar

 

FUNCIONES EN EXCEL

1) ¿Cuál es la sintaxis de una función en Excel?

En general, la sintaxis de una función en Excel se define de la siguiente manera:

• Signo igual (=)
• Nombre de la función
• Lista de argumentos (argumento1; argumento2;…argumentoN).

Los argumentos de una función se refieren a todos los datos o información requerida por una función para que esta pueda ser ejecutada, estos pueden ser valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e incluso otras funciones. Los argumentos se deben introducir en el orden correcto, caso contrario la función no funcionara correctamente.

Además de la orden de argumentos, la sintaxis en Excel, se refiere también al separador entre argumentos. La mayoría de las funciones, utilizan el punto y coma (;) como separador.

 

2) Funciones matemáticas básicas

a)Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango) Se representa en la hoja de Excel:

=SUMA(celda(s):celda(s)) 

b) Producto: multiplica todos los números que están en un rango de celdas.

=PRODUCTO(celda(s):celda(s)) 

c) Promedio: calcula el promedio (media aritmética) de un grupo de valores de un rango de celdas.

 =PROMEDIO(celda(s):celda(s))

d)Potencia: calcula la potencia.

=Potencia (celda(s):celda(s))

e) Raíz cuadrada: devuelve la raíz de un número.

=RCUAD(Celda)

=RAIZ(Celda) en versiones superiores

f) Redondear: devuelve el numero sin decimales. EN caso de querer especificar un numero de decimales cambiar o por la cantidad de decimales deciados

=REDONDEAR(Celda;0)

g) Entero: devuelve la parte entera de un número.

=ENTERO(Celda;0)

 

3) Funciones estadísticas  

a) Contar números: cuenta la cantidad de celdas que contienen números.

=Contar (celda(s):celda(s))

b) Máximo: con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo de un conjunto de valores.

=MAX(celda(s):celda(s))

c) Mínimo: con esta función Excel nos va a indicar el mínimo de un conjunto de valores. =MIN(celda(s):celda(s))

d) Moda: devuelve el número que más repite en un conjunto de celdas.

=MODA.UNO(celda(s):celda(s))

e) Contar espacios en blanco

=CONTAR.BLANCO (celda(s):celda(s)) 

f) Contar si: cuenta la cantidad de veces que ocurre una condición.

=CONTAR.SI (celda(s):celda(s);”Criterio”)

Ejemplo: =CONTAR.SI(E2:E6;»aprobo»)

g) Mediana: devuelve el número de un conjunto de celdas.

=MEDIANA(celda(s):celda(s))) 

h) Contara: cuenta la cantidad de no vacias.

=CONTARA (celda(s):celda(s))

 

Funciones lógicas 

a) Si: comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa verdadero u otro si es falso.

 =SI(condición;»verdadero»;»falso»)

Ejemplo: =SI(D2>9;»aprobo»;»reprobo»)

 

Funciones fecha 

a) HOY(): Devuelve el número de serie correspondiente al día actual. 

b) AHORA(): Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales. 

c) Calculo de la edad:

=ENTERO(FRAC.AÑO(celda que devuelve la fecha actual;celda que contiene la fecha de nacimiento))

 

Funciones trigonométricas

 

a)COS: devuelve el coseno de un número.

=COS(numero)

b) SENO: devuelve el seno de un número

=SENO(numero)

c) TAN: Devuelve la tangente de un Angulo

=TAN(numero) 

d) ACOS: devuelve el arco coseno de un número

=ACOS(numero) 

e) ASENO: devuelve el arco seno de un número.

=ASENO(numero) 

f) ATAN: Devuelve el arco tangente de un ángulo.

=TAN(numero) 

g) =ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio desde un número inferior hasta uno superior.

=ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)

 

Actividad:

Primera parte: Luego de Leer el tema Responde:

1)  En un dibujo identifica y explica fila y columna.

2) En un dibujo identifica y explica celda y rango.

3) ¿Qué es un dato? Menciona los tipos de datos

4) ¿Qué es Excel?

5) Nombre los operadores aritméticos de Excel 

6) Diga el concepto de formula y función.

7) Entre las dos opciones: ¿cuál es una función y cual es una formula?

=A1*B2                   

=Suma()               

8) Indique para que sirve las siguientes funciones:

=Sumar()

=Promedio()

Segunda Parte realiza una factura en donde coloques tu nombre y apellido como nombre de cliente

A continuación una imagen modelo que la puedes adaptar a tu gusto   

Para calcular el monto debe multiplicar cada celda cantidad por cada celda precio unitario (*)

Nota: en caso de no poder realizar la parte práctica de la actividad no dejes de entregar la parte teórica,  ya que cada parte tiene su puntuación, pero en medio de las dificultades, es importante aprender sobre el uso de la tecnología, ya que de eso se trata la materia. 

Vídeo: Explicación de como hacer una factura en Excel, conceptos básicos y uso de la herramienta